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附件

铜仁学院大中型会议会务工作规则

一、工作原则

精简  节约  务实  高效

二、会议审批程序

学校党政办加强与各学院、部门沟通对接，做好学校大中型会议的统筹协调。学校党委、行政召开的重要会议，由牵头部门起草会议方案，在会议召开前一周报分管领导审定后呈党政主要领导审批。职能部门提出召开的全校性专项工作会议，须事先向分管领导请示，分管领导同意后，由提出部门起草会议方案，在会议召开前3天报分管领导审定后呈党政主要领导审批。

三、会务分工

全校性大型会议（如：党代会、两代会等）或学校作为承办部门召开的全国、全省、全市的大型工作推进会议，学术交流会议等。需要成立专门的会议组来负责会务工作；全校性日常工作会议（如：新学期中层干部会议、年终总结会议等）由党政办负责会务工作；学院、部门（含临时机构）牵头负责承办的全校性会议（如：教学工作会议、科研工作会议，“铜仁学院明德奖”表彰大会等），由牵头部门与党政办共同负责会务工作；学院、部门提出以学校名义召开的会议（如：专项工作推进会），会务工作由承办部门负责，党政办负责指导协助。

四、学校领导出席会议原则

（一）党委、行政全部领导出席的会议

1.新学期工作部署会议：党委书记或校长主持，各分管领导部署安排工作，党委书记或校长讲话。

2.重点工作承诺大会：校长主持，党委书记讲话。

3.省目标考核工作汇报会：校长主持，党委书记汇报工作并作表态发言（市目标考核工作汇报会根据检查带队领导情况而定）。

4.全校党风廉政建设工作会议，副书记主持，纪委书记作工作报告，党委书记讲话。

5.“铜仁学院明德奖”表彰大会：副校长主持，分管领导讲话。

6.党代会：党委副书记、校长主持或党委副书记主持，党委书记作工作报告。

7.“两代会”：分管领导主持，副书记致开幕词，校长作工作报告，党委书记讲话。

8.“七一”纪念暨表彰大会：党委副书记主持，党委书记讲话。

9.开学典礼：分管领导主持，校长讲话。

10.毕业典礼：分管领导主持，校长讲话。

11.教师节庆祝大会：分管领导主持，党委书记或校长讲话。

12.年终总结会议：党委书记或校长主持，党委书记或校长作工作总结和第二年工作预安排。

13.中央、省、市领导来校汇报会：党委书记或校长主持并汇报工作。

14.中央、省、市党代会、人代会或重要会议精神贯彻落实部署会议。根据上级的要求和规格进行安排。

15.以学校层面承办的全市、全省、全国甚至国际性大型会议：校长主持，党委书记致辞。

（二）党委、行政部分领导出席的会议

1.各专项工作部署、总结、表彰会议（比如：教学工作会议、科研总结大会、“五四”表彰大会）：由牵头部门负责人主持会议，分管校领导讲话。党委行政主要领导根据工作需要出席会议，其他校领导不出席会议。

2.各部门或专业学院牵头承办的全校、全市、全省、全国层面的相关会议：由牵头部门负责人主持会议，分管或联系校领导致辞或讲话。党委行政主要领导根据工作需要出席会议，其他校领导不出席会议。

3.各兄弟院校或合作单位来校的相关会议：根据对方来访嘉宾的情况合理安排，原则上与此项工作相关的校领导出席，其他校领导不出席会议。

五、会前准备

（一）拟定会议方案。会议方案一般应包括会议名称、会议时间和地点、会议主持、会议议程、参会人员和会务工作任务分工等事项，会务工作任务通常包括起草文稿（领导讲话稿、主持词、会议文件、会议通知等）、会议资料印制和分发、会议通知、会议报到、会场布置、会议记录、新闻报道、车辆调度、分组讨论安排、参观安排、食宿安排、证件制作、会议摄影、经费申报、安全保卫、后勤保障、会风督查、资料归档等工作。

（二）会议通知。

1.全校范围的综合性会议：根据校领导审定的会议方案，由牵头承办部门起草会议通知，部门负责人审核后报分管领导审定,分管领导审定后由党政办综合科发布。牵头承办部门负责统计参会情况和请假等相关事宜。

2.全校范围内的专项性会议：由牵头部门或承办单位负责通知并统计参会情况和请假等相关事宜。

（三）制作座次图和会议证件（大型会议）。按照会议座次编排原则和会议形式编排会场座次图，按程序送审后制作座签。党代会、“两代会”和学校承办的全国性学术会议等重大会议应制作出席证、列席证、工作证、记者证、车辆通行证等。

（四）编印会议指南、会议工作手册。重大会议应根据会议方案编印会议指南、会议工作手册，会议指南和会议工作手册应明确会议日程、参会人员（涉及分组讨论应对参会人员进行分组并明确组长、副组长及联络员、小组秘书、服务员、讨论地点等，讨论组织人事工作时应指定组织联络员）、会场座次图、合影站位图、食宿安排、乘车安排、会务组（大会秘书处）工作地点及联系方式、会议须知等事项，分发至全体参会人员和会务工作人员。

（五）会场布置。一般包括制作会标或PPT、根据座次图摆放桌椅、桌布、主席台和参会人员座签、准备及调试音响话筒、调节空调温度、安排茶水、摆放物品（含笔、纸、纸巾、文件资料等）、清理卫生、保水保电等工作。会标或PPT应根据会议内容和会场实况确定内容、字体、颜色及载体颜色。电视电话会议应主动与电信部门加强联系，会前做好试播，保证接收信号良好，视频和声音清晰。涉及会中颁奖和汇演的，应提前做好排练，保证会议有序进行。

（六）会议资料准备、印制与分发。

1.会议重要文件或讲话稿的起草。

全校综合性的大型会议（如：党代会、“两代会”、汇报会等）应成立秘书组，由秘书组牵头组织完成。党代会、“两代会”的工作报告基本内容包含过去1-3年工作总结和未来1-3年工作打算。汇报会报告内容应根据汇报主题而定，紧紧围绕汇报主题总结工作，突出亮点，彰显特色；

全校性重要会议（如：开学典礼、毕业典礼、开学工作会议、年终总结会议等），由党政办负责起草书记或校长的讲话稿。开学典礼和毕业典礼讲话稿每一年围绕一个主题来讲，开学工作安排讲话稿要有明确的工作安排和部署，年终总结会议讲话稿要对过去一年的工作作总结，对下一年的工作作展望；

一般常规性的全校性工作会议（如：教学工作会、科研工作会等），由分管领导讲话，牵头部门起草讲话稿送分管领导审定。如果需要学校主要领导出席并讲话，牵头部门应事先请示主要领导讲话稿的主题和中心内容，主要领导同意后再起草讲话稿，讲话稿起草好后经部门负责人审定签字后交党政办，党政办把关修改完善后再呈送主要领导最后审定；

各类学术会议、赛事活动以及兄弟院校、合作单位来校来访，原则上是与此项工作相关的校领导出席，牵头部门起草讲话稿送出席领导审定。这类致辞性的讲话稿一般应包含欢迎词、学校简介、与会议主题相关的工作成就以及祝语等基本内容。

2.根据会议方案和领导要求，牵头承办部门准备相应的会议文稿材料，及时收集需印发的会议文件资料，认真校核无误后印制分发。3份以上的会议文件资料应使用文件夹或装袋摆放。涉密文件应编号对应分发，根据具体情况告知参会人员会后回收或带回后严格按照涉密文件管理规定进行管理。中央、省、市密秘及以上文件要明确专人送达和回收。会议讲话稿、文件等资料应在会议开始前印制完毕，并提前10分钟摆放在会场相应位置。

（七）会场检查与会议签到。会务工作人员应提前30分钟到达会场，仔细检查会场是否按预先确定的方案布置，会标是否准确，灯光、音响、话筒、空调是否正常，座次及姓名是否有误，文件资料是否摆放整齐有序等；认真组织参会人员签到，引导参会人员有序进入会场，会前10分钟要清点到会人员，及时提醒未到人员按时参会，确因特殊情况临时不能参会的，工作人员应及时调整和取消缺席人员座签，并告知分管领导及会议主持人。

六、会中服务

会中服务工作由会议分工明确的主体责任部门负责。会场所有入口应有人值守，防止无关人员擅自进入会场；加强会场纪律监督，制止玩手机、睡觉、左右交谈、随意走动等情况；会议期间应随时掌握会议进展和异常情况，灵活应对各种变化（比如：加水、调试话筒、拿纸笔等），及时处理领导临时交办事项，准确领会领导意图，确保会议有序进行。

七、会议记录及新闻报道

根据会议方案，牵头承办会议部门应指定专人负责会议记录和录音，根据要求撰写会议纪要和进行录音整理。需要新闻报道的会议，按宣传报道方案和有关要求进行，一般性会议由承办部门直接与宣传部对接。重要会议按照会议方案执行。

八、会议保密及安全管理

涉密会议应做好会场保密工作，严格控制和确定参会人员，落实好保密措施。加强会场内外的安全防护，做好信访和其他人员的疏导接访工作。

九、会后整理工作

会议结束后，承办部门应及时清理会场，收回座签。掌握会议资料的有关部门应按要求及时将会议文件资料、会议记录、录音、视频、图片等交党政办整理归档。需要正式印发的文件，按程序送签后及时印发。

十、本规则自下文之日起施行

附表：1.铜仁学院大中型会议审批表

           2.铜仁学院会议通知审批表